Come creare un agent con Agent Builder in Microsoft 365

Microsoft 365 Copilot permette di creare agenti personalizzati direttamente dall’interfaccia di chat, senza passare per Copilot Studio completo e senza toccare una riga di codice. In questa guida uso Agent Builder in Microsoft 365 Copilot, cioè l’esperienza semplificata per creare agenti direttamente da Microsoft 365 Copilot. Per comodità la si può considerare una sorta di Copilot Studio Lite, ma non va confusa con Copilot Studio completo, che offre più controllo, integrazioni e opzioni di distribuzione.

Un agente è, in sostanza, un assistente AI configurato per uno scopo specifico: rispondere solo su certi argomenti, usare documenti aziendali come fonte, guidare l’utente con prompt predefiniti oppure effettuare una certa operazione ripetitiva, evitando ogni volta di ripetere il contesto di riferimento. Nel mio utilizzo quotidiano lo trovo particolarmente utile per creare strumenti interni che chiunque in azienda può usare senza sapere nulla di prompt engineering.

Sinceramente, non credo che sia necessario essere super esperti di prompt per utilizzare al meglio un agent – è invece piuttosto importante per impostare al meglio un agent, soprattutto pensando alle istruzioni necessarie per “guidarlo” al meglio.

In questa guida vediamo come costruire un agente dall’inizio alla fine, partendo dall’accesso all’Agent Builder fino alla pubblicazione e alla modifica successiva.

Specifica necessaria: tutto il flusso descritto richiede che tu abbia una licenza di Copilot a pagamento, altrimenti non ti sarà possibile accedere ad Agent Builder.

Come creare un agente personalizzato con Agent Builder / Copilot Studio Lite

Dove trovare l’Agent Builder in Microsoft 365 Copilot

Il punto di partenza è l’interfaccia web di Microsoft 365 Copilot, raggiungibile da m365.cloud.microsoft/chat. Nella barra laterale sinistra trovi la sezione Agenti con il pulsante + accanto. Cliccando su quel più compare il tooltip “Nuovo agente”: è da lì che parte tutto il nostro processo.

Nella barra vedi già gli agenti che hai creato o installato in precedenza. Nel mio caso compaiono “Strumento ricerche”, “Strumento analisi” e altri agenti costruiti in sessioni precedenti. Se è la prima volta, la lista sarà vuota.

Researcher e Analyst (Strumento ricerche e Strumento analisi) sono due fra gli agent di Microsoft più interessanti, dato che permettono di effettuare ricerche di mercato complesse oppure di analizzare dataset come se avessimo a disposizione un data scientist. Non sono creati da noi, ma offerti da Microsoft – la differenza è che invece noi vogliamo creare un agent da zero.

Il nostro agent si chiamerà PRIMI_GIORNI e aiuterà tutti i nuovi entrati in azienda, offrendo supporto e orientamento per i primi giorni in azienda.

Come avviare la creazione di un agente

L’Agent Builder si apre con una schermata semplice: un campo di testo libero e, in basso, una serie di template pronti. Puoi descrivere a parole cosa vuoi che faccia il tuo agente e lasciare che Copilot costruisca la configurazione di base in automatico.

In basso trovi due tab: Explore (template predefiniti) e I miei agenti (agenti già creati). Sul lato destro c’è il link Passa alla configurazione, che bypassa la creazione guidata e porta direttamente all’editor manuale. Nel mio flusso preferisco sempre andare direttamente alla configurazione manuale: ho più controllo su ogni campo fin dall’inizio.

Come vedi, i template offrono già un punto di partenza offerto da Microsoft – se non sai da dove partire, sono un ottimo spunto per iniziare al meglio, ma in linea di massima sono completamente in lingua inglese, a livello di istruzioni. La confusione fra le lingue non è ancora stata risolta in Copilot e, come vedi, c’è un mix di italiano e inglese anche nella schermata precedente.

Cliccando su “I miei agenti” vedi la lista degli agenti già esistenti con data di creazione e descrizione sintetica. È utile per non duplicare agenti simili prima di crearne uno nuovo, anche perchè in azienda potremmo avere una ridondanza incredibile e l’obiettivo di un agent è che sia utilizzato da quante più persone possibili, anzichè crearne uno per persona.

Il tema della gestione degli agenti è particolarmente sentito in grandi aziende (basti pensare alla licenza E7 per gestirli in Microsoft) ma nel nostro caso mi limito a farti vedere i passaggi per arrivare a completamento – se poi vorrai, potrai condividerlo anche con i tuoi colleghi!

Come passare alla configurazione manuale dell’agente

Cliccando su “Passa alla configurazione” si apre l’interfaccia a due pannelli. A sinistra c’è il prompt guidato (puoi continuare a chiedere modifiche tramite chat anche dopo). A destra compaiono i campi principali: nome dell’agente, descrizione, istruzioni e informazioni, che comprende anche le fonti.

Il pannello di sinistra impatta direttamente su quello di destra, ma io preferisco andare direttamente sulla parte di destra, mi pare più chiaro come processo.

In questa fase il pannello destro è ancora vuoto. Puoi iniziare dal nome e poi procedere con le istruzioni. Il pannello sinistro rimane attivo per tutta la sessione: se vuoi che Copilot ti aiuti a scrivere le istruzioni puoi farlo anche da lì, usando linguaggio naturale.

Se clicchi su Prova, vedrai come l’interfaccia sia ancora estremamente scarna.

Come scrivere le istruzioni dell’agente

Il campo Istruzioni è il cuore dell’agente. Qui definisci cosa deve fare, come deve rispondere e cosa non deve fare. Il limite è 8.000 caratteri (il contatore è visibile in basso a sinistra – nell’esempio siamo a 1.625 su 8.000).

Qui sì che è importante pensare a come realizzare un prompt preciso, perchè dovrai essere in grado di spiegare all’agent come comportarsi in diversi circostanze e, soprattutto, che cosa non fare. Nel mio utilizzo, questo campo fa tutta la differenza. Un agente con istruzioni vaghe risponde in modo generico e inutile. Uno con istruzioni precise – compresi i limiti espliciti su cosa non deve inventare – diventa uno strumento affidabile. La parte “non inventare procedure, nomi di persone, scadenze o regole che non sono presenti nei documenti” è quella che nei test ha ridotto di più le risposte errate, quindi ti consiglio di inserirla sempre.

Per l’agente PRIMI_GIORNI – pensato per supportare i nuovi colleghi durante l’onboarding – le istruzioni includono tre blocchi distinti: obiettivo (aiutare i nuovi colleghi a trovare informazioni sui primi passi in azienda), fonti (usare prioritariamente i documenti forniti senza inventare procedure o nomi) e stile di risposta (rispondere in modo chiaro, sintetico e pratico).

Qui trovi il prompt utilizzato, se vuoi provarlo:

Sei l'assistente PRIMI_GIORNI, un agente pensato per supportare i nuovi colleghi durante il percorso di onboarding.

Obiettivo:
Aiutare i nuovi colleghi a trovare rapidamente informazioni sui primi passi in azienda, sugli strumenti digitali, sulle procedure operative di base, sui referenti e sulle attività previste nei primi 30 giorni.

Fonti:
Usa prioritariamente i documenti forniti come fonti di conoscenza. Non inventare procedure, nomi di persone, scadenze o regole che non sono presenti nei documenti.

Stile di risposta:
- Rispondi in modo chiaro, sintetico e pratico.
- Usa elenchi puntati quando la risposta contiene più passaggi.
- Se la domanda riguarda una procedura, rispondi con passaggi numerati.
- Se utile, aggiungi una breve checklist finale.
- Usa un tono professionale, accogliente e neutro.

Limiti:
- Non fornire informazioni su stipendi, contratti, ferie, malattia, dati personali o valutazioni.
- Se la domanda riguarda temi HR sensibili, invita l’utente a contattare il referente HR o il responsabile diretto.
- Se l’informazione non è presente nei documenti, dichiaralo chiaramente e suggerisci chi potrebbe essere il referente corretto.
- Non sostituirti ai referenti aziendali.

Esempi di comportamento:
- Se l’utente chiede “Cosa devo fare il primo giorno?”, fornisci una lista ordinata delle attività previste.
- Se l’utente chiede “Dove salvo i file?”, spiega la differenza tra OneDrive e SharePoint usando le informazioni disponibili.
- Se l’utente chiede “Chi approva le ferie?”, non rispondere in modo inventato: indica che la domanda richiede conferma dal referente HR o dal responsabile.

Come personalizzare l’icona dell’agente

Cliccando sull’icona nella schermata di configurazione si apre un modale con tre opzioni: Genera (Copilot crea un’icona basandosi sui dettagli dell’agente o su una descrizione testuale), Sfoglia (scegli tra icone predefinite) e Carica (carichi un’immagine tua).

Con “Genera dai dettagli dell’agente” Copilot propone una o più icone basandosi sul nome e sulla descrizione inseriti. Puoi navigare tra le proposte con le frecce laterali. Quando sei soddisfatto, clicchi Applica. Vale la pena scegliere un’icona riconoscibile, soprattutto se l’agente verrà condiviso con altri colleghi.

Sopra le istruzioni trovi il campo descrizione (limite 1.000 caratteri). La descrizione compare nell’interfaccia quando l’agente viene usato: tienila sintetica e chiara, perché è la prima cosa che l’utente legge prima di iniziare a interagire.

Anche in questo, se vuoi copiare la descrizione la trovi qui:

PRIMI_GIORNI supporta i nuovi colleghi durante il percorso di onboarding. Risponde a domande pratiche sui primi passi in azienda, sugli strumenti digitali, sulle procedure operative di base, sui referenti e sulle attività previste nei primi 30 giorni, usando i documenti aziendali forniti come fonte principale.

Come collegare le fonti di conoscenza all’agente

La sezione Informazioni permette di collegare le fonti di conoscenza. Puoi aggiungere file da SharePoint, Teams, Outlook o tramite URL, oppure caricarli direttamente dal dispositivo, come indicato dall’immagine. Ci sono tre toggle importanti:

• Cerca in tutti i siti Web: disattivato di default, consiglio di tenerlo disattivato se vuoi che l’agente risponda solo dai tuoi documenti
• Usa solo origini specificate: da attivare per impedire all’agente di pescare da fonti non controllate
• Informazioni di riferimento su organigramma e profilo: utile se l’agente deve sapere chi è chi in azienda

Diciamo che i primi due sono per evitare quanto più possibile che l’agent decida in autonomia cosa utilizzare come contesto, quindi dipende un po’ da caso a caso. Per un agent di onboarding, ha senso evitare di cercare online così come potrebbe averlo (ma lo vediamo in un secondo momento) il fatto di usare solo origini specificate.

Una volta caricati, i file compaiono nella lista con lo stato “Preparazione in corso”. Il processo di indicizzazione richiede qualche minuto. Per PRIMI_GIORNI ho caricato quattro documenti Word con varie specifiche sull’onboarding, simulando un ambiente aziendale:

• FAQ_Onboarding.docx
• Guida_Onboarding_Primi_30_Giorni.docx
• Mappa_Referenti_e_Canali.docx
• Strumenti_Aziendali_Base.docx

Attenzione: il limite di file caricabili dipende dalla licenza e dalle impostazioni del tenant. In alcuni ambienti potrebbe essere necessario caricare i file su SharePoint e collegare la libreria invece di caricarli direttamente.

Non sapendo se tu abbia disponibile un ambiente cloud, questo era il metodo più veloce per mostrarti come aggiungere i file. Idealmente, avresti uno spazio dedicato in cloud cui puntare, in modo da poter allargare la parte di informazioni (simil knowledge base) in maniera dinamica, pescando automaticamente i file disponibili nelle singole cartelle.

Qui c’è un tema di condivisione – se alleghi i file, caricandoli come sto facendo, tutti li potranno utilizzare. Se invece usi cartelle, valgono i criteri di sicurezza e condivisione già presenti in Sharepoint. Un utente non potrà accedere a documenti, tramite un agent, cui non abbia accesso normalmente, se c’è un link diretto a una fonte in cloud.

Per darti un’idea, sono file di 4-5 pagine con un po’ di informazioni che simulano un ambiente dedicato in un’azienda fittizia, Liminals. Se vuoi scaricare i file, ecco qui uno zip dedicato:

Come impostare funzionalità e richieste suggerite

Scorrendo verso il basso trovi due sezioni. Funzionalità: due toggle per abilitare la generazione di documenti Word, Excel e PowerPoint e la creazione di immagini. Per un agente di onboarding ho lasciato “Crea documenti, grafici e codice” attivo e “Crea immagini” attivo, ma in realtà non è fondamentale per il nostro scopo – è solo per segnalarti che gli agent possono avere funzionalità ulteriori, rispetto a un semplice chatbot.

Richieste suggerite: i prompt predefiniti che compaiono come pulsanti nella schermata iniziale dell’agente. Ogni richiesta ha un titolo breve (il testo sul pulsante) e un messaggio completo (quello inviato effettivamente).

Per PRIMI_GIORNI ho definito tre richieste:

• STRUMENTI / “Quali devo configurare?”
• DOCUMENTI / “Dove li salvo?”
• AIUTO / “Chi posso contattare se ho problemi?”

Le richieste suggerite sono uno degli elementi che trasformano un agente generico in uno strumento usabile: chi non sa da dove iniziare ha già tre domande pronte. Se hai già in mente delle richieste suggerite, vuol dire che hai ben presente il tuo caso d’utilizzo per la popolazione aziendale.

Come testare l’agente prima di pubblicarlo

Prima di pubblicare, puoi testare l’agente cliccando su Prova in alto. Si apre il pannello destro con l’interfaccia di chat dell’agente, comprensiva delle richieste suggerite. Qui puoi interagire esattamente come farebbe un utente finale.

Nota inoltre come tutto ciò che abbiamo fatto prima è salvato in automatico. Abbiamo infatti, a schermo:

• L’icona dell’agente
• Il suo nome
• La sua descrizione
• Le richieste suggerite

Non abbiamo neanche toccato una riga di codice, ma siamo quasi pronti per testare il nostro agent. Fino a poco tempo fa, questo processo era pura fantascienza.

Proviamo a fare una domanda semplice, del tipo:

A chi devo scrivere se ho problemi con Sharepoint?

Ci aspettiamo che l’agent:

• Faccia una ricerca contestuale sui materiali inviati con alcune keyword specifiche
• Controlli se esiste un riscontro
• Se c’è, vogliamo una risposta precisa. Se non c’è, l’evidenza che non può rispondere

Come vedi, l’agent fa alcune ricerche prendendo come riferimenti principali i file allegati nella sezione informazioni.

Ho chiesto “a chi devo scrivere se ho problemi con SharePoint?” e l’agente ha risposto in modo onesto: ha cercato nei documenti caricati e ha dichiarato esplicitamente di non aver trovato indicazioni specifiche su quel referente. Ha poi suggerito il percorso generale valido in azienda (helpdesk IT), senza inventarsi nomi o indirizzi email.

Questo comportamento – dichiarare l’assenza di informazioni invece di inventare – è esattamente quello che volevo dalle istruzioni. Se la risposta fosse stata generica o errata, sarei tornato a modificare le istruzioni prima di pubblicare.

Prima di lanciare un agent in produzione, devi necessariamente fare dei test per accertarti che le risposte siano in linea con le tue aspettative.

Proviamo a fare un’altra richiesta, stavolta cliccando direttamente su una delle richieste suggerite. Notare che capirà che parliamo di strumenti, anche se non lo vedremo nel prompt:

Quali devo configurare?

Stavolta, la risposta va a prendere i file che ci servono – quindi, anche in questo caso, siamo soddisfatti dal risultato.

In particolare, l’agente ha estratto dal documento di onboarding la lista degli strumenti da configurare nei primi giorni, in ordine di priorità, con una checklist finale. Nessuna invenzione, nessuna divagazione.

Attenzione solo a un aspetto, molto comune se lavoriamo con AI – l’agent continuerà a far domande e a provare ad aiutarci, saremo noi poi a dover interrompere il flusso, come in questo caso. Se rispondo sì, continua la conversazione. Se volessi parlare d’altro e fare altre domande, non in linea con quanto chiesto prima, potrei cliccare invece su Nuova chat.

Una volta terminata la fase di test, non ci resta che pubblicare l’agent!

Come pubblicare l’agente e gestire la visibilità

Se voglio pubblicare un agent è sufficiente cliccare su Crea, in alto a destra. Al click, compare un modale con spinner che ti avvisa di tenere aperta la finestra. Il processo dura qualche decina di secondi.

Al termine compare la conferma: “L’agente è stato creato correttamente.” Il sistema specifica subito che l’agente è privato. Da qui puoi scegliere tra Vai all’agente oppure Condividi.

Il pannello di condivisione offre tre livelli di visibilità: Chiunque nella tua organizzazione, Utenti specifici oppure Solo tu (default). Per PRIMI_GIORNI l’obiettivo è condividerlo con i nuovi assunti. Ho lasciato privato durante il test e, se fossi stato in un vero ambiente aziendale, avrei condiviso l’agent solo dopo aver verificato che le risposte fossero affidabili in diverse circostanze.

Idealmente, dovresti prendere una documentazione già esistente di richieste / domande / risposte per poi determinare non solo i test, ma anche le richieste suggerite e il fine ultimo del tuo agent.

Come usare l’agente pubblicato in Microsoft 365 Copilot

Una volta pubblicato, l’agente compare nella barra laterale sinistra di Microsoft 365 Copilot. Aprendo l’agente si vede l’interfaccia pulita con il messaggio “Ciao, con cosa posso aiutarti?”. L’URL nella barra del browser cambia rispetto all’Agent Builder: l’agente ha ora un endpoint specifico con ID univoco che puoi condividere direttamente con i colleghi, se vuoi.

Cliccando sui tre puntini (…) accanto al nome nella barra laterale puoi accedere al menu contestuale con le opzioni Condividi, Modifica e Disinstalla.

Condividi è utile per semplificare la parte di condivisione, mentre Modifica ci può servire per modificare alcuni elementi dell’agent, anche una volta messo in produzione.

Come modificare e aggiornare un agente esistente

In fase di modifica puoi aggiungere nuovi file, cambiare i toggle e aggiornare le istruzioni. Una volta salvate le modifiche clicchi Aggiorna. Il tooltip sul pulsante mostra il timestamp dell’ultimo salvataggio: utile per capire se stai lavorando sulla versione più recente. Ad esempio, qui ho modificato il campo Usa solo origini specificate.

Una volta cliccato su Aggiorna, avremo un breve momento di blocco per attendere che l’agent sia effettivamente in fase di aggiornamento.

Al termine dell’aggiornamento compare la stessa conferma della creazione. Il ciclo di modifica è identico a quello di creazione: modifica, aggiorna, verifica nel pannello Prova, ridecidi la visibilità. Da qui in poi il ciclo è continuo: aggiungi documenti quando cambiano le procedure, aggiorna le istruzioni se il comportamento non è quello atteso, modifica le richieste suggerite man mano che capisci cosa chiedono davvero gli utenti.

Se clicchi i tre puntini in alto a destra, troverai opzioni aggiuntive: Copia in Copilot Studio (migra l’agente nella versione completa se hai bisogno di funzionalità avanzate), Scarica file ZIP (esporta la configurazione) e Elimina.

In questa guida non parliamo di Copilot Studio nella versione “Completa”, ma è uno strumento ampio e decisamente più potente per creare e gestire agent.

Conclusioni

Agent Builder (Copilot Studio Lite) fa il suo lavoro egregiamente e ci permette di creare un agent da zero senza particolari limiti tecnici. Non è Copilot Studio completo ma il suo vantaggio è un altro: permette a chi ha una licenza Microsoft 365 Copilot di creare un agente utile in poco tempo, senza scrivere codice.

Nel caso di PRIMI_GIORNI, il risultato è concreto: un assistente che aiuta i nuovi colleghi usando solo i documenti aziendali approvati. Questo significa risposte più controllate, niente navigazione web non prevista e meno rischio di informazioni fuori contesto.

Il test più interessante è stato quello su SharePoint. L’agente non ha inventato una risposta: ha dichiarato di non aver trovato indicazioni specifiche nei documenti disponibili. Per me è un buon segnale dato che un agente ben configurato non deve sempre rispondere, bensì sapere quando fermarsi. Questo limita di parecchio le cosiddette allucinazioni e ci permette di avere strumenti realizzati velocemente che hanno però un’ottima affidabilità.

Il punto centrale sono le istruzioni perchè le fonti di contesto contano, ma non bastano. Se le istruzioni sono generiche, anche l’agente tende a rispondere in modo generico. Vale quindi la pena dedicare tempo a quel campo, soprattutto per definire:

• cosa deve fare
• quali fonti deve usare
• quali limiti deve rispettare
• cosa non deve fare

Un agente di onboarding creato in mezz’ora e aggiornabile quando cambiano procedure, documenti o referenti è un esempio semplice ma utile di automazione aziendale. Non sostituisce il lavoro delle persone: riduce domande ripetitive, rende più accessibili le informazioni e aiuta a mantenere coerenza nelle risposte.

A questo punto, non ti resta che provare anche tu a creare da zero il tuo primo agent, magari con un caso diverso da questo!