Come usare Copilot in Outlook

Copilot è presente con diverse funzionalità in Outlook nella versione web. Queste funzionalità possono tornare decisamente utili se vogliamo velocizzare il nostro lavoro di tutti i giorni, evitando di dover passare troppo tempo a prioritizzare le nostre email, a definire il nostro tono di voce o a leggere ogni singola mail.

Utilizzeremo la versione web standard di Outlook, nel caso volessi fare una prova direttamente sul tuo Outlook. Le licenze in Microsoft cambiano di continuo, quindi ti consiglio di controllare quale sia la tua versione (anche chiedendo al tuo IT) e magari facendo un salto alla pagina di Microsoft dedicata alle licenze.

Come attivare Copilot in Outlook

Prima di tutto, bisogna attivare Copilot su Outlook. Il passaggio è piuttosto semplice, dato che basta andare sulle Impostazioni (la rotellina dell’ingranaggio in alto) e poi cliccare su Copilot.

A questo punto potremo attivare Copilot sul nostro Outlook.

Ci appare anche un alert:

“Le query di Copilot e il contenuto di Outlook, inclusi i messaggi di posta elettronica e i dettagli del Calendario, non vengono utilizzati per eseguire il training dei modelli di base”. In buona sostanza, possiamo usare Copilot senza avere il timore di fuga di dati, potenzialmente sensibili, che arrivano dal nostro account.

A questo punto, possiamo utilizzare Copilot in Outlook. Se non spunti questa opzione, ti sarà impossibile seguire il resto della guida.

Casi tipici di utilizzo di Copilot in Outlook

Outlook è uno degli strumenti che più beneficia dell’uso di Copilot, dato che possiamo riorganizzare la nostra posta elettronica velocemente senza troppi passaggi aggiuntivi. Che tu sia sul calendario o nella tua mail personale, puoi comunque cliccare sull’icona di Copilot che trovi in alto a destra e accedere allo strumento.

Considera che l’icona di Copilot che trovi a destra è invece indipendente dal contesto di Outlook e ti permette di accedere alla app completa di Copilot in ambiente Microsoft.

Se clicchiamo sul menu Home, vedrai che sulla destra apparirà il logo di Copilot e, cliccando, appariranno numerosi prompt (a rotazione) quali:

• Identifica le mie 3 priorità principali
• Con quale dei miei principali collaboratori devo incontrarmi?
• Rivedi inviti in sospeso
• Trova la mia prossima riunione uno-a-uno con /persona
• Cosa conta di più nella mia posta in arrivo di oggi?
• Forniscimi informazioni di orientamento per la giornata
• Quali sono le questioni più urgenti che posso risolvere in questo momento?

Identifica le mie 3 proprità principali, ad esempio, avvia una conversazione con Copilot con questo prompt:

Esamina tutte le mie e-mail, chat e riunioni e indicami le 3 priorità principali da completare in futuro.

In questo modo Copilot può rivedere tutte le informazioni ricevute e decidere, in autonomia, quali sono le priorità per noi in questo momento. Uno dei vantaggi di Copilot è il saper gestire, insieme, email, chat in Teams e meeting, in modo da non dover andare a cercare singolarmente le varie informazioni.

Questi prompt possono variare a seconda del tuo utilizzo, ma sono un buon punto di partenza – vari sono tradotti dall’inglese (è evidente da uno-a-uno) e vanno poi adattati.

Nella conversazione che si apre appaiono numerose voci:

• Modello: scegli il modello che preferisci, al momento esclusivamente quelli GPT di OpenAI
• Apri nell’app completa: entra in una conversazione su Copilot, che appare come tasto selezionabile nel lato sinistro di Outlook
• Pagine recenti: apri i Pages recenti
• Prompt pianificati: apri i Prompt pianificati, ovvero prompt che vengono inviati a cadenza regolare
• Invia feedback: segnali eventuali errori
• Impostazioni: torni al menu di prima

Vedrai inoltre un punto dove si parla della Ricerca web, che ti consiglio di spuntare dato che aumenterà la coerenza e la ricchezza delle tue risposte.

Questa è l’anteprima nel caso decidessi di aprire in app completa, che sicuramente è più comoda se hai molte informazioni da valutare in un colpo solo. In Outlook, avendo sempre Copilot a destra, il pannello a volte è un po’ sacrificato.

Come attivare Copilot in Outlook per le bozze email

Copilot in Outlook ci aiuta anche per le bozze email. In questo caso possiamo personalizzare la nostra esperienza in Copilot fornendo delle istruzioni personalizzate, chiamate Istruzioni bozze, per dare una direzione più chiara a Copilot quando deve scrivere da zero delle email. L’accesso è anche in questo caso da Impostazioni > Copilot.

Qui i temi da affrontare sono vari, perchè è rischioso affidarsi a Copilot senza avere bene in mente il nostro tono di voce e quali priorità dare. Un consiglio che posso darti è di recuperare qualche email inviata in passato e di utilizzare Copilot stesso per farsi dare un aiuto sullo stile. Il mio, ad esempio, è questo:

Scrivi email con tono professionale, sobrio, chiaro e diretto.
Il testo deve risultare credibile, concreto e naturale, non enfatico, non artefatto e non generico.

Usa un linguaggio informale, semplice e preciso.
Evita tecnicismi non necessari, formule vuote, toni troppo entusiasti, frasi ridondanti e costruzioni tipiche da assistente AI.

Struttura le email in modo leggibile:

breve contesto iniziale;
messaggio o richiesta principale;
eventuali dettagli in elenco puntato;
chiusura semplice con prossimo passo chiaro, se necessario.

Ogni email deve essere:

sintetica ma completa;
facile da leggere rapidamente;
orientata all’azione senza risultare brusca;
adatta al livello di formalità del destinatario.

Quando scrivi per mio conto, privilegia uno stile da consulente: preciso, pragmatico, affidabile.
Non usare tono commerciale aggressivo.
Non creare promesse, urgenze o obblighi non richiesti.
Non aggiungere cordialità eccessiva o formule standard inutili.

Se mancano dati importanti, segnalali chiaramente oppure usa segnaposto espliciti.

A livello lavorativo prediligo anche l’ironia, ma credo sia una pessima idea indicarlo all’AI, i risultati non saranno mai all’altezza delle aspettative. Alcuni messaggi possono anche apparire discordanti (informale vs professionale), ma puoi usare questo prompt come base di partenza e migliorare quindi il supporto di Copilot stesso.

Rispetto alla personalizzazione di Copilot “generale”, qui parliamo esclusivamente del contenuto prodotto all’interno di Outlook. Quindi se vuoi personalizzare davvero le tue email, il punto giusto è proprio in Outlook.

Come utilizzare Copilot in Outlook per rivedere le bozze con il coaching

Copilot può intervenire anche nella revisione di email scritte in Outlook utilizzando la modalità Coaching. Questa funzionalità è disponibile se, quando scriviamo una mail, accediamo all’icona di Copilot in alto a destra.

In buona sostanza, diamo in pasto la mail che stiamo scrivendo a Copilot e poi possiamo farci dare alcuni suggerimenti, che ricadono in tre macrotemi:

• Tono di voce
• Emozioni del lettore
• Chiarezza

In ciascuno dei passaggi, Copilot ci porterà a rivedere la bozza realizzata, proponendo suggerimenti che possiamo poi applicare o ignorare. Il coaching è particolarmente indicato per mail sensibili o che hanno richiesto parecchio tempo nella parte di stesura, dato che uno sguardo esterno potrebbe essere fondamentale per comprendere se il messaggio finale o le azioni da intraprendere post email siano chiare.

Possiamo decidere, ad esempio, se rendere più breve o più lunga la mail, oppure se vogliamo modificare il tono.

Il coaching può essere attivato anche se la mail è stata generata da Copilot stesso. Questo check può aiutare anche a rendere meno meccanica la mail creata in bozza, in particolare se non abbiamo impostato a dovere il tono di voce precedente.

Come vedi, ci sono varie opzioni per attivare il coaching, dato che ti apparirà anche se selezioni la mail e clicchi con il tasto destro.

Come utilizzare Copilot in Outlook per creare email da zero

La shortcut fondamentale per lavorare con Copilot in Outlook e creare email da zero è ALT+I, il comando si chiama Crea bozze con Copilot ed è accessibile anche cliccando sull’icona che trovi sulla sinistra.

Sempre dall’interfaccia, potresti voler accedere a Bozza da Copilot stesso, il ragionamento non cambierà.

Cliccando su ALT+I si apre un menu contestuale con alcuni prompt da riempire con dei segnaposti / placeholder che possiamo utilizzare come base. Ad esempio, “messaggio breve e descrittivo” corrisponde a questo prompt:

Scrivi un messaggio [breve e cordiale] su [struttura del messaggio e punti chiave]

Come caso tipico, troverai fra parentesi quadre [] gli elementi da modificare per migliorare la tua bozza di email.

Una volta lanciato il prompt, Copilot si bloccherà e apparirà un “sto pensando…”. Puoi sempre arrestare la generazione della mail cliccando sui dati sulla destra come “Arresta” o “ESC”.

Al termine della generazione della email, potrai decidere se tenerla com’è oppure modificarla, ad esempio usando il Coaching.

Come modificare la priorità delle email con Copilot in Outlook

Copilot in Outlook può aiutare anche nel dare una priorità diversa alle email ricevute, ma solo per quelle che arriveranno dopo aver abilitato questa funzionalità specifica. Si chiama “Prioritize my inbox” in inglese, mentre tu la vedrai come “Assegna priorità”. Devi accedere dalle impostazioni cliccando sull’ingranaggio in alto a destra, poi Copilot.

Questa funzionalità aiuta a definire quali siano le email per te più rilevanti e meno importanti, che potrai definire utilizzando linguaggio naturale come se fosse una conversazione con un collega. Ad esempio:

• “email del mio capo”
• “progetto X”
• “email con scadenze fiscali”

E così via. Ognuno avrà il suo set di priorità, ma questa funzionalità dovrebbe aiutarti a smistare più facilmente ciò che arriva nella tua email.

Una volta abilitata, per ogni email ricevuta ci sarà un’icona dedicata che ti permetterà di visualizzare la priorità indicata da Copilot. Variando i tuoi comandi, cambieranno anche le priorità e, nel tempo, avrai sicuramente grande valore da questo iniziale smistamento.

Come creare un evento con Copilot in Outlook

Un’altra funzionalità utile per Copilot in Outlook è la possibilità di creare un evento direttamente da una email.

In questo caso ci basta andare su una email specifica > cliccare sui tre punti (…) nella schermata Home in fondo > Risposta > Pianifica con Copilot.

Copilot riprenderà la conversazione precedente per creare il titolo dell’evento, l’agenda e il riepilogo della conversazione complessiva, se le mail sono varie.

Come di consueto, potremo accettare e inserire quanto indicato, oppure rimuoverlo – ma è un ottimo punto di partenza per avere una conversazione di valore, in particolare dopo molte email scambiate.

Attivando poi la riunione in Teams, possiamo decidere come sfruttare l’AI a nostro piacimento anche per funzionalità aggiuntive. Un esempio è Facilitator, che è un vero e proprio agent di Microsoft in grado di prendere appunti per noi durante la call, tenendo i tempi dell’ordine del giorno e fornendo assistenza anche nel recap finale. Per attivarlo, puoi cliccare direttamente sul tasto Attiva nella schermata.

Ulteriori impostazioni sono disponibili cliccando su Opzioni, che apre dei menu contestuali relativi esclusivamente alla nostra prossima call in Teams.

Nella sezione relativa a Copilot, puoi inserire Faciltator / Facilitatore e indicare la lingua parlata nel meeting.

Questo aspetto aiuterà la parte di riassunto e potrai addirittura abilitare Interpreter / Interprete, che traduce in tempo reale la voce dello speaker nella lingua che preferisci. La voce, in questo caso, è Abilita il riconoscimento vocale multilingue.

Riepilogo pratico: cosa puoi fare con Copilot in Outlook

Come hai visto, Copilot in Outlook può essere utile per numerosi motivi e qui trovi un riassunto rapido di ogni sezione!

Sezione	Cosa fare	Perché conviene	Risultato pratico
Come attivare Copilot in Outlook	Attiva Copilot nelle impostazioni di Outlook e verifica che sia disponibile nel pannello laterale.	È il passaggio necessario per poter usare tutte le funzioni di supporto alla scrittura e alla gestione della posta.	Copilot compare in Outlook ed è pronto per essere usato nelle attività quotidiane.
Casi tipici di utilizzo di Copilot in Outlook	Usa Copilot per riassumere la giornata, individuare le email importanti, controllare gli inviti e recuperare rapidamente il contesto.	Ti evita di cercare manualmente informazioni sparse tra messaggi, calendario e conversazioni.	Hai una vista più chiara delle priorità e capisci subito da dove partire.
Come attivare Copilot in Outlook per le bozze email	Imposta le istruzioni personalizzate per guidare Copilot nella scrittura delle bozze.	Le risposte generate diventano più coerenti con il tuo tono di voce e con il tipo di comunicazione che vuoi mantenere.	Ottieni bozze più vicine al tuo stile e riduci il tempo necessario per correggerle.
Come utilizzare Copilot in Outlook per rivedere le bozze con il coaching	Usa la funzione di coaching per controllare tono, chiarezza e impostazione della bozza prima dell’invio.	Ti aiuta a migliorare messaggi delicati o importanti, riducendo il rischio di ambiguità o tono poco adatto.	Invii email più chiare, più efficaci e meglio calibrate sul destinatario.
Come utilizzare Copilot in Outlook per creare email da zero	Chiedi a Copilot di generare una nuova bozza partendo da poche istruzioni sul contenuto desiderato.	È utile quando devi scrivere messaggi ricorrenti o vuoi partire più velocemente senza aprire una pagina bianca.	Hai una prima bozza pronta da adattare e completare in pochi minuti.
Come modificare la priorità delle email con Copilot in Outlook	Definisci con Copilot quali messaggi considerare più rilevanti nella posta in arrivo.	Ti aiuta a distinguere meglio ciò che richiede attenzione immediata da ciò che può aspettare.	La gestione delle email diventa più ordinata e focalizzata sulle vere priorità.
Come creare un evento con Copilot in Outlook	Trasforma una email in un evento di calendario usando Copilot per proporre titolo, contesto e agenda iniziale.	Evita di ricostruire manualmente i dettagli della conversazione quando devi fissare una riunione.	Crei appuntamenti più rapidamente e con informazioni già organizzate in modo utile.